İş Akışı Otomasyonu: Onay Süreçlerini Günlerden Saatlere İndirmek

İş akışı otomasyonu, bir talebin (satın alma, izin, sapma, fiyat teklifi, doküman revizyonu) doğru kişilere doğru sırayla ulaşmasını, sürelerin ölçülmesini ve kararların kayıt altına alınmasını sağlayan sistemdir. Amaç onay sayısını azaltmak değil, bekleme süresini görünür kılıp ortadan kaldırmaktır.

Kısa cevap

• Onay süresinin %80'i karar vermekte değil, talebin sırada beklemesinde geçer.
• Kural tabanlı otomatik onay (ör. 5.000 TL altı doğrudan geçer) tek başına yükü %30–40 azaltır.
• Her adımın bir SLA'sı ve bir vekili olmalıdır; kişi izinliyse süreç durmamalıdır.
• E-posta ile onay, süreç değil arşiv üretir: ölçülemez, aranamaz, denetlenemez.
• Süreç ERP/stok tarafına bağlanmadığında onay bittiğinde iş yeniden elle başlar.

Hangi süreçler öncelikli?

Süreç	Tipik gecikme	Otomasyon kazancı
Satın alma talebi	1–3 gün	Kural tabanlı onay, bütçe kontrolü
Uygunsuzluk / sapma onayı	Saatler (hat bekler)	Mobil onay, kalite kaydına otomatik bağlanma
Fiyat teklifi / iskonto	1–2 gün	Marj eşiğine göre otomatik kademe
Doküman revizyonu	Günler	Sürüm kontrolü + dağıtım listesi
Personel izin / masraf	Günler	Takvim ve bordro entegrasyonu

Başlangıç için kriter basittir: sık tekrarlanan + gecikmesi pahalı olan süreci seçin. Üretim tesislerinde bu genellikle satın alma talebi veya sapma onayıdır.

Süreci tasarlamak: 5 adım

1. Mevcut akışı çizin. Kim, neyi, hangi sırayla onaylıyor? Çoğu şirket burada gereksiz iki onay adımı bulur.
2. Karar kurallarını yazın. Tutar, kategori, tedarikçi, bütçe kalemi — hangi kombinasyon hangi onayı gerektirir?
3. Otomatik geçen durumları ayırın. Eşiğin altında, bütçesi olan, sözleşmeli tedarikçiden gelen talep insan onayı beklemeden geçebilir.
4. SLA ve vekil tanımlayın. Her adım için hedef süre; aşıldığında hatırlatma ve otomatik yükseltme (escalation).
5. Çıktıyı sisteme bağlayın. Onay bittiğinde sipariş otomatik oluşsun; aksi hâlde kazanılan süre elle veri girişinde kaybolur.

Kural tabanlı otomatik onay örneği

Bir satın alma talebi için tipik kural seti:

• Tutar < 5.000 TL ve bütçe kalemi uygun ve sözleşmeli tedarikçi → otomatik onay.
• 5.000–25.000 TL → departman müdürü onayı (SLA 8 saat).
• > 25.000 TL → müdür + finans (SLA 24 saat).
• Bütçe aşımı veya yeni tedarikçi → her hâlükârda finans onayı.

Bu kurgu, taleplerin yaklaşık üçte birini insan onayından tamamen çıkarır ve kalan üçte ikisi için beklemeyi ölçülebilir hâle getirir.

Ölçülmesi gereken göstergeler

• Uçtan uca süre: talepten sonuca kadar geçen toplam süre (ortalama ve 90. yüzdelik).
• Adım bazlı bekleme: hangi adım darboğaz? Genellikle tek bir kişi veya birimdir.
• SLA uyumu: hedef sürede tamamlanan onay oranı.
• Otomatik onay oranı: insan dokunmadan geçen talep yüzdesi.
• Geri dönen talep oranı: eksik bilgi nedeniyle iade edilen talepler — form tasarımının kalitesini gösterir.

Sık yapılan hatalar

1. Kâğıt formu aynen ekrana taşımak. 30 alanlı bir form dijitalleşince de doldurulmaz; önce sadeleştirin.
2. Herkesi onaya eklemek. "Bilgisi olsun" diyenler onaycı değil, bilgilendirilen taraf olmalıdır.
3. Mobil düşünmemek. Onaycıların çoğu sahada veya toplantıdadır; telefondan onay verilemiyorsa süreç yine bekler.
4. İstisnaları unutmak. Acil satın alma, vekâlet, geri çekme gibi durumlar tanımlanmazsa kullanıcılar sistemin dışına çıkar.
5. Ölçmemek. Süre ölçülmüyorsa iyileşme de kanıtlanamaz.

Sık sorulan sorular

ERP'miz zaten onay akışı destekliyor, ayrıca sisteme gerek var mı?

ERP'ler genellikle kendi modülleri içindeki onayları yönetir (ör. satın alma). Departmanlar arası, ERP dışına taşan süreçlerde (sapma, doküman, proje talebi) esnek bir iş akışı katmanı gerekir.

E-imza gerekli mi?

Yasal bağlayıcılık gereken belgelerde (sözleşme, İK belgeleri) evet. İç onaylarda kullanıcı kimliğiyle kayıt altına alınan iz kaydı genellikle yeterlidir.

Süreç değişirse ne olur?

İyi bir iş akışı sisteminde süreç sürümlenir: devam eden talepler eski sürümle tamamlanır, yeni talepler yeni sürümle başlar.

Kaç adımlık süreç makul?

3–5 adım çoğu onay için yeterlidir. Daha fazlası genellikle sorumluluk dağıtma isteğinin sonucudur ve süreyi katlar.

Ne kadar sürede devreye alınır?

Tek bir süreç (ör. satın alma talebi) tipik olarak 2–4 haftada canlıya alınır. Asıl süre yazılımda değil, kuralların netleştirilmesinde geçer.

MongFlow İş Akışı form, kural, onay, SLA ve iz kaydını tek platformda birleştirir; onaylanan talep doğrudan sipariş, iş emri veya stok hareketine dönüşür. Saha verisiyle birleştiğinde üretim ve ofis süreçleri aynı gerçeklik üzerinde çalışır. Süreçlerinizi birlikte haritalamak için bize ulaşın.